Purchase Order

Pengertian Purchase Order

Purchase Order (PO) adalah dokumen komersial yang diterbitkan oleh pembeli kepada penjual, yang merinci jenis, kuantitas, dan harga barang atau jasa yang dibutuhkan. Purchase order adalah alat penting dalam manajemen inventaris dan proses pengadaan. PO ini mengikat secara hukum, dan berfungsi sebagai kontrak antara pembeli dan penjual. Dengan purchase order, pembeli bisa memastikan bahwa penjual memahami dengan jelas pesanan yang dibuat dan menyetujui syarat serta ketentuannya. 

Fungsi Purchase Order 

Purchase order memiliki berbagai fungsi yang penting dalam proses bisnis, di antaranya:

a. Menyediakan Bukti Transaksi

PO berfungsi sebagai bukti tertulis dari transaksi yang telah disetujui oleh kedua belah pihak. Ini memastikan bahwa ada catatan yang jelas mengenai pesanan, yang dapat digunakan untuk menyelesaikan sengketa atau kesalahpahaman di masa mendatang.

b. Membantu Manajemen Inventaris

Dengan menggunakan purchase order, perusahaan dapat mengelola inventaris mereka dengan lebih efisien. PO membantu dalam melacak barang yang dipesan, yang telah tiba, dan yang masih dalam proses pengiriman.

c. Memastikan Kepatuhan Kontrak

PO memastikan bahwa semua pihak mematuhi syarat dan ketentuan yang telah disepakati. Ini termasuk

harga, jumlah, tanggal pengiriman, dan persyaratan lainnya yang relevan. Dengan adanya dokumen tertulis ini, baik pembeli maupun penjual memiliki acuan yang jelas mengenai apa yang harus dipenuhi.

d. Memudahkan Proses Pembayaran

Purchase order membantu dalam proses pembayaran dengan memberikan rincian lengkap mengenai barang atau jasa yang telah dipesan. Ini memastikan bahwa departemen keuangan memiliki semua informasi yang diperlukan untuk memproses pembayaran dengan akurat dan tepat waktu.

Cara Membuat Purchase Order

Membuat purchase order yang efektif memerlukan beberapa langkah penting. Berikut adalah panduan langkah demi langkah untuk membuat purchase order yang baik:

a. Identifikasi Kebutuhan

Langkah pertama dalam membuat purchase order adalah mengidentifikasi kebutuhan barang atau jasa yang akan dipesan. Ini melibatkan konsultasi dengan departemen terkait untuk memastikan bahwa semua kebutuhan telah diidentifikasi dengan benar seperti biaya produksi.

b. Pilih Vendor

Setelah kebutuhan diidentifikasi, langkah berikutnya adalah memilih vendor yang tepat untuk memenuhi kebutuhan tersebut. Pertimbangkan faktor-faktor seperti harga, kualitas, reputasi, dan kemampuan pengiriman saat memilih vendor.

c. Tentukan Rincian Pesanan

Setelah vendor dipilih, tentukan rincian pesanan yang akan dimasukkan dalam purchase order. Ini mencakup deskripsi barang atau jasa, jumlah, harga per unit, total harga, tanggal pengiriman yang diharapkan, dan syarat pembayaran.

d. Buat Purchase Order

Gunakan template atau sistem manajemen pembelian yang ada untuk membuat purchase order. Pastikan semua informasi yang relevan telah dimasukkan dengan benar dan jelas.

e. Review dan Validasi

Sebelum mengirimkan purchase order kepada vendor, pastikan untuk mereview dan memvalidasi semua detail yang ada. Ini untuk memastikan bahwa tidak ada kesalahan atau informasi yang terlewatkan.

f. Kirimkan Purchase Order

Setelah purchase order selesai dan divalidasi, kirimkan dokumen tersebut kepada vendor. Biasanya, purchase order dikirimkan melalui email atau sistem pengadaan elektronik. 

Dokumen Purchase Order 

Purchase order terdiri dari beberapa komponen dan dokumen pendukung yang penting untuk memastikan kelancaran proses pembelian. Berikut adalah komponen utama dan dokumen yang biasanya terlibat dalam purchase order:

a. Header

Bagian header dari purchase order mencakup informasi dasar seperti nomor purchase order, tanggal penerbitan, nama dan alamat pembeli, serta nama dan alamat vendor.

b. Deskripsi Barang atau Jasa

Bagian ini mencakup rincian tentang barang atau jasa yang dipesan, termasuk deskripsi, jumlah, harga per unit, dan total harga.

c. Syarat dan Ketentuan

Syarat dan ketentuan mencakup informasi mengenai syarat pembayaran, tanggal pengiriman yang diharapkan, syarat pengiriman, dan ketentuan lainnya yang relevan dengan pesanan.

d. Nomor Referensi

Purchase order juga mencakup nomor referensi yang dapat digunakan untuk melacak pesanan dan memastikan bahwa semua dokumen terkait dapat dihubungkan dengan purchase order yang sama.

e. Tanda Tangan dan Persetujuan

Bagian ini mencakup tanda tangan dan persetujuan dari pihak yang berwenang, baik dari pihak pembeli maupun pihak vendor. Ini memastikan bahwa kedua belah pihak menyetujui syarat dan ketentuan yang telah ditetapkan.